home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / acctg / payr222 / pcfile.stx < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1990-03-05  |  5.6 KB  |  118 lines
  1. Screenfile PCFILE.SCN   Screen# 01
  2.  
  3. In this series of slides we will demonstrate how to get data from the PAYROLL 
  4. USA system into PC-File+ . As with all the PAYROLL USA export routines either 
  5. current (most recent pay cycle) or year to date data can be exported. PC-File+ 
  6. is a ShareWare database manager from ButtonWare, Inc. (Jim Button). It is user 
  7. friendly, quite popular, and very reasonably priced.  The above is the PAYROLL 
  8. USA screen which is displayed when the PC-File .HDR (Database definition) and 
  9. .DIF (Data) files are created.  This routine was written some years ago and 
  10. since then ButtonWare, Inc. have introduced an alternate version of PC-File 
  11. which uses dBASE files. The PAYROLL USA dBASE export may be more appropriate 
  12. for that later version, however the original format of PC-File is still in use 
  13. by many so we will keep the export to it available for a while longer. 
  14.  
  15. Screenfile PCFILE.SCN   Screen# 02
  16.  
  17. After creating the files we start up PC-File+ in the normal way and tell it 
  18. where the drive and directories we wish to use are. We press D to tell PC-File+ 
  19. that the data is on drive D, on your machine it may be C or some other disk 
  20. drive. 
  21.  
  22. Screenfile PCFILE.SCN   Screen# 03
  23.  
  24. Then we tell PC-File+ which directory to use. Normally, if you have only one 
  25. employee file, it will be \PAYOUT . If you are using multiple employee files it 
  26. may be something like \SMITH\PAYOUT where SMITH is the PAYROLL USA 
  27. configuration file name for these employees.  If you are unsure of directories 
  28. run PAYUSA and access the configuration program to check where the output 
  29. directory is set to. 
  30.  
  31. After this screen PC-File+ will, as normal, ask you to select which file you 
  32. wish to use from a list of filenames.  PAYPCFIN (Income), PAYPCFDD 
  33. (Deductions), and PAYPCFGV (941 Etc.) will be displayed. We had to split the 
  34. files up as there are too many fields to fit on one PC-File+ screen. Key 
  35. information, Social Security Number, Employee Number, and Pay Date are common 
  36. to all files so you can re-link them together as one relational database if 
  37. necessary. Depending in what data you want, you many need to select all of 
  38. them, but we only have room to show you one of them. Just do one at a time 
  39. following this model for the others.  We started with PAYPCFIN. 
  40.  
  41. PC-File+ will then report there are zero records in the PAYPCFIN database. That 
  42. is because PAYROLL USA created the data as a .DIF file and it first has to be 
  43. translated to the PC-File format.  So, select U for Utilities from the PC-File 
  44. menu. 
  45.  
  46. Screenfile PCFILE.SCN   Screen# 04
  47.  
  48. We arrive at the Utility Menu. Do not press enter with Q showing as the 
  49. selection, instead change the Q to an I then press enter to Import a File 
  50.  
  51. Screenfile PCFILE.SCN   Screen# 05
  52.  
  53. Select O for Other file 
  54.  
  55. Screenfile PCFILE.SCN   Screen# 06
  56.  
  57. Then we go through the selection of drive and directory for the file to be 
  58. imported.  This is not a duplication of effort, the first time we did this we 
  59. selected the .HDR file which has the definition of the database we are 
  60. importing into.  This time we are selecting for the .DIF data that is to be 
  61. imported into that database and PC-File+ does not know that is on the same 
  62. drive and directory as the .HDR unless we tell it so here. 
  63.  
  64. Screenfile PCFILE.SCN   Screen# 07
  65.  
  66. Supply the directory path for the .DIF file 
  67.  
  68. Screenfile PCFILE.SCN   Screen# 08
  69.  
  70. PC-File+ displays a list of ALL files on the directory. We previously selected 
  71. the PAYPCFIN file (which actually loads the .HDR file) so now we tell it that 
  72. the data is in 8 PAYPCFIN.DIF.  Note that 9 PAYPCFIN.DTA (the database file) 
  73. already exists - it was created by PC-File when we started it up but at this 
  74. point it is empty, we are now going to copy the records from PAYPCFIN.DIF into 
  75. PAYPCFIN.DTA . 
  76.  
  77. Screenfile PCFILE.SCN   Screen# 09
  78.  
  79. Do not press enter with the default choice X showing, instead change the X to D 
  80. (for DIF), then press Enter. 
  81.  
  82. Screenfile PCFILE.SCN   Screen# 10
  83.  
  84. and tell PC-File+ to import ALL records by pressing A 
  85.  
  86. Screenfile PCFILE.SCN   Screen# 11
  87.  
  88. PC-File+ presents us with the first record.  At this point reply by changing 
  89. the default Y to an X to say it is O.K. to import this and all remaining 
  90. records.  The 6th and 7th fieldnames down from the top right of the screen have 
  91. been partially overwritten by the data from the left hand column. "AGES" should 
  92. read "REGWAGES" but it has been overwritten by the trailing spaces at the end 
  93. of STREET, and "1AMT" should read "OTIME1AMT" but it has been overwritten by 
  94. the trailing spaces at the end of TOWN.  This is because of the maximum 
  95. possible length being allowed for STREET and TOWN, it will affect the display 
  96. only and will cause no harm in the use of PC-File+ providing you remember the 
  97. full names for these two fields if you need to reference them individually. 
  98.  
  99. Screenfile PCFILE.SCN   Screen# 12
  100.  
  101. PC-File+ imports the remaining records then reports that the Import is 
  102. Complete. Press Enter to return to the Utilities Menu. 
  103.  
  104. Screenfile PCFILE.SCN   Screen# 13
  105.  
  106. We are returned to the PC-File+ Utility Menu, but we want to get out of here so 
  107. we press Q for Quit 
  108.  
  109. Screenfile PCFILE.SCN   Screen# 14
  110.  
  111. We are returned to the normal PC-File+ Menu.  Select F for Find a Record.  The
  112. original .DIF file is still on the directory, but it has now been copied and
  113. reformated into a regular PC-File+ file and all the usual PC-File+ functions
  114. will work with it just as though it had been keyed in the hard way.  You need
  115. to repeat the file select and import for each of the remaining two files,
  116. PAYPCFDD & PAYPCFGV.
  117.  
  118.